Aké softvérové nástroje možno používať pri riadení projektov

Pri rozhodovaní o projektoch je potrebné brať do úvahy aby vyčlenené zdroje neboli preťažené (vývojári a jednotliví členovia tímov), pracovné nástroje, technológie a postupy boli vyhovujúce, zručnosti, schopnosti a vedomosti tímov dostatočné, požiadavky zrozumiteľné a časové harmonogramy splniteľné. Úlohou projektového manažéra je mať všetko pevne pod kontrolou tak, aby mu nevznikol jeden veľký chaos. Z tohto dôvodu musia projektoví manažéri nielen neustále riešiť rôznorodé problémy, ale aj zabezpečovať efektivitu chodu projektu v podobe plnenia cieľov a odstraňovaní komunikačných šumov.

K úspešnému riadeniu prislúchajú aj moderné technológie, ktorých súčasťou sú nástroje na kolaboráciu a zdieľanie informácií, ktoré sprehľadňujú jednotlivé etapy projektov a poskytujú včas dôležité informácie.

V rámci nástrojov na kolaboráciu, zdieľanie informácií a efektívne riadenie projektov sa stala populárnym wiki. Wiki je webový server vytváraný používateľmi dostupný z internetového prehliadača, čím sa odbúrava problém s platformami a kompatibilitou systémov participujúcich strán. Ako príklady možno uviesť Open Wiki, SushiWiki alebo FlexWiki.

Pre rýchlu komunikáciu je k dispozícii Instant Messaging (IM). Medzi populárne riešenia IM patria Jabber, Trillian, AIM, ICQ, Windows Live Messenger, Yahoo! Messenger, Google Talk, MySpaceIM, IRC, Skype a ďalšie. Vzhľadom na možné negatíva IM v podobe zníženia produktivity je potrebné definovať pravidlá na jeho používanie.

Pre spoluprácu na projektoch je možné použiť aj rozsiahlejšie riešenie, medzi ktoré patria IBM Lotus Software alebo Microsoft SharePoint. Projektoví manažéri určite ocenia aj riešenia na riadenie projektov, medzi ktoré patrí Microsoft Project .

Netreba pritom zabúdať aj na on-line pracovné priestory, ktoré získavajú čoraz väčšiu popularitu. Príkladom takýchto riešení sú Sourceforge, Windows Live či MSDN Code Gallery.

Záujemcovia o preverenie svojich manažérskych schopností si môžu vyskúšať SimProject od spoločnosti Fissure.

Za pozornosť stoja aj riešenia na správu požiadaviek, medzi ktoré patria CaliberRM od spoločnosti Borland, IBM Rational DOORS či IBM Rational RequisitePro. Vďaka zdieľaným informáciám je možné pohotovo reagovať na vzniknutú situáciu alebo požiadavky a zároveň mať prehľad a kontrolu nad plnením cieľov. Takto prezentované informácie sú zároveň indikátormi včasného varovania ak sú niektoré úlohy v štádiu, ktoré môže ohroziť stanovený časový plán. Prostredníctvom používania moderných informačných riešení pre projektový manažment majú projektoví manažéri celý projekt ešte viac pod kontrolou.

Na zvýšenie efektivity a zamedzenie časových zdržaní sa niektoré softvérové firmy rozhodli pre vývojárov aplikovať deň v týždni bez mailov, ktorý možno rozšíriť aj o telefónne hovory. Úlohou tohto dňa je zabezpečiť plnú koncentráciu na daný projekt a zamedziť riešeniu iných úloh. V prípade nevyhnutnej komunikácie je vždy k dispozícii vedúci tímu. Tento model je možné rozšíriť aj o ďalšie dni.

Súčasťou riadenia projektov sú aj mítingy. V rámci nich sa odporúča odštartovať dlhším Kickoff mítingom, na ktorom sa stretnú všetky zainteresované strany, vysvetlia svoje ciele, prejdú WBS (Work Breakdown structure) a SOW (Statement of work) . Ostatné stretnutia je možné vykonávať prostredníctvom IM a videokonferencií. Ušetrí sa tak čas a náklady spojené s ubytovaním a cestovaním. Stretnutia v rámci tímu možno vykonávať „na stojáka“, čím sa zrýchli celý priebeh a vykoná kontrola plnenia úloh bez zbytočných dlhých diskusií.

Ako vidieť využívanie moderných technológií ovplyvnilo viacero oblastí a riadenie projektov nevynímajúc. Preto aktuálnou úlohou projektového riadenia je osvojiť si moderné technológie a ešte viac zefektívniť vykonávanú prácu.

Prečítajte si tiež:

TOP 10 naj­sťa­ho­va­nej­ších ap­li­ká­cií An­droid (15. týž­deň 2011) (pred rokom)

Ako stvo­riť An­droid / 1. časť: Za­čí­na­me (pred rokom)

Apli­ká­cie, kto­ré sto­ja za to, pre An­droid za­dar­mo (pred rokom)