IW: Analytické nástroje prinášajú potrebný prehľad, pomáhajú optimalizovať prevádzku a skvalitňujú plánovanie

Posun k inteligentnejšej organizácii, ktorá je založená na presných a aktuálnych informáciách, je stále diskutovanejšia téma. Spoliehať sa pri rozhodovaní len na intuíciu a osobnú skúsenosť sa už nemusí vyplatiť. Presné a včasné informácie sú nevyhnutné, ich skutočná hodnota však závisí od toho, do akej miery ich dokážeme využiť. Bez adekvátnej technologickej podpory je to čoraz ťažšie.

Predpokladom správneho rozhodovania je analytický pohľad na výkonnosť a efektivitu všetkých organizačných zložiek – od divízií a oddelení až po jednotlivcov. Moderný prístup k stratégii a plánovaniu, podložený analýzami a správnymi dátami, pomôže prijímať kvalitnejšie rozhodnutia, odstrániť nedostatky a efektívne plánovať. Takáto zmena výrazne ovplyvní aj štruktúru workflow, pomôže optimalizovať procesy a zefektívni fungovanie firmy.

Najprv analýza, potom optimalizácia
Súčasťou pracovnej náplne riadiacich pracovníkov na všetkých úrovniach je aj definovanie stratégie, nastavenie plánov a rozpočtov. Okrem pár výnimiek sa slovenské firmy stále spoliehajú na manuálne procesy a rozdrobené systémy, ktoré vykonávajú úlohy spojené s rozpočtovaním a finančným výkazníctvom. Dôležité informácie sa strácajú v spleti rôznych systémov, aplikácií, e-mailov, zložiek či databáz, neschopných vzájomne spolupracovať. Následkom je chaotické, zdĺhavé a neefektívne plánovanie, ktoré často vedie k nesprávnym výkonom. Vykazovať alebo auditovať dáta je v takomto prípade veľmi zložité a hlavne nespoľahlivé.

Výkonnosť pod drobnohľadom
Rozhodovanie sa čoraz viac presúva na plecia finančných manažérov. Tí sa častejšie zapájajú do oblasti riadenia výkonnosti firmy. Získať prehľad o výkonnosti jednotlivých zložiek firmy, či už sú to divízie, pobočky, oddelenia, alebo zamestnanci, je pre nich nevyhnutné. To už je parketa softvérových nástrojov z oblasti Enterprise Performance Management (EPM) a Business Intelligence (BI). Analytické a inteligentné nástroje a služby poskytujú ucelený pohľad na informácie s dôrazom na ich správnosť, presnosť a včasnosť. Pomáhajú spoločnostiam zlepšovať strategické plánovanie, zjednodušiť rozpočtovanie a prognózovanie.

Aké je moderné plánovanie?
Moderné plánovacie metódy, založené na predikcii a reportingu, si vyžadujú jednotný prístup k plánovaniu a účinnú podporu tvorby finančných výkazov, plánov a rozpočtov. Pomôžu nielen prekonať rozdiel medzi stratégiou a jej realizáciou, ale ich aj vzájomne prepojiť. Obľúbená voľba sú nástroje na plánovanie a konsolidáciu, založené na jednotnej platforme, ktorá prepojí a štandardizuje procesy súvisiace s finančným plánovaním a konsolidáciou. Tieto nástroje zároveň zvyšujú integritu podnikových dát, ich kvalitu a vierohodnosť.

Tradičné riešenie
Väčšina firiem na Slovensku ako nástroj na plánovanie využíva Excel. Ten si však vyžaduje množstvo manuálnych zásahov. Najmä vo veľkých a stredne veľkých organizáciách trvá plánovací proces v Exceli pridlho, nie je dostatočne flexibilný a počet dokumentov a verzií je ťažko kontrolovateľný. Problémy spôsobuje aj veľká chybovosť a manuálna záťaž. Navyše možnosti integrácie Excelu sú obmedzené, rovnako aj jeho funkcionalita. Rozmenené na drobné, ak biznis a firma rastú, Excel často tento nápor nezvláda, dokonca rast firmy brzdí.

...a sofistikované riešenie
Na druhej strane treba vidieť aj výhody Excelu. Najmä jeho používateľsky známe prostredie bez nutnosti školiť zamestnancov, čo napríklad môže výrazne skrátiť nasadenie softvéru. Navyše Excel má opodstatnenie v modernom plánovaní ako front-end súčasť uceleného riešenia na plánovanie.

Moderné prístupy k plánovaniu si vyžadujú sofistikované riešenia, ktoré optimalizujú plánovacie a konsolidačné procesy. Vo všeobecnosti to vedie k efektívnejšiemu plánovaniu zhora nadol. To znamená, že hlavný kontrolór alebo finančný riaditeľ plánuje prvú verziu plánu. Následne sa zodpovední pracovníci za jednotlivé oddelenia a zložky podieľajú na príprave detailného plánu zdola nahor, pričom majú prístup k relevantným dátam v centrálnej databáze. Inteligentné technológie umožňujú porovnávať, simulovať či kalkulovať rôzne scenáre vývoja, porovnávať plán so skutočnosťou. To všetko v reálnom čase a kedykoľvek počas roka, nielen po skončení mesačnej uzávierky.

Pohľad do budúcnosti
Firemné prognózovanie zjednoduší prepojenie procesných tokov, ktoré sa úzko spájajú s údajmi a postupmi na podporu plánovania a rozpočtovania. Funkcionalita prediktívnych analýz presahuje štandardne používané trendové algoritmy. Podporuje automatické kalkulácie dát, zohľadňujúce napríklad sezónnosť, čo vedie k presnejším výsledkom. Aplikácie využívajúce prediktívne analýzy predstavujú podporu pre systémy včasného varovania. Ak systém vyhodnotí, že plnenie niektorého z KPIs je v ohrození, upozorní na to a odporučí príslušné opatrenia na nápravu. Okrem toho technológie ponúkajú inteligentného modelovacie funkcie, umožňujúce pochopiť, prečo a kedy vznikajú rizikové situácie. Prostredníctvom „predikčného okna“ môžu používatelia vidieť dosah rôznych scenárov na biznis, čo pomôže dosiahnuť lepšie výsledky. Kľúčové prvky a funkcie sú v tomto prípade root-cause analýzy a automatizované analýzy zmien (rozptylu).

Plánovanie aj reporting pod palcom
Integrácia IT prostredia a automatizácia procesov vedie k zníženiu objemu manuálnych zásahov, a teda k menšej chybovosti a vyššej efektivite. Navyše umožňuje riadiť a koordinovať plánovanie z jediného miesta, čo upevňuje filozofiu „jedinej verzie pravdy“ vo firme.

Integrácia modelov na finančné a operačné plánovanie poskytuje detailný prehľad o všetkých obchodných aktivitách a ich vplyve na kľúčové indikátory vývoja. Softvérové nástroje na plánovanie a konsolidáciu ponúkajú riešenia na prevádzkový reporting a analýzy. Flexibilné výkazníctvo, vytváranie ad hoc analýz, zostáv a analýz znamená aj rýchlejšie a efektívnejšie plánovanie. Softvér dokáže automaticky vytvárať reporty a intuitívne ich meniť. Inteligentné technológie sú schopné indikovať problémy a potrebu úpravy plánu aj uprostred roka, čo pomôže predchádzať nepredvídaným situáciám.

Miroslav Komora
SAP BusinessObjects Division
SAP Slovensko

Zdroj: Infoware