IW: Čo nepodceniť pri výbere, implementácii a hodnotení nového informačného systému / 1. časť

Migrácia dát do nového informačného systému
Migrácia dát predstavuje jednu z konečných fáz implementácie informačného systému. Pričasto a neprávom sa považuje za jednoduchý a pre biznis nekritický krok v rámci komplexnej implementácie informačného systému. Je to však veľký omyl, keďže ani najlepší informačný systém bez funkčných a spoľahlivých dát jednoducho nebude fungovať.

Proces migrácie môžeme rozdeliť na nasledujúce kroky:
1. Identifikácia dát vhodných a potrebných na migráciu do nového systému
2. Validácia vybraných dát
3. Transformácia vybraných dát do nových dátových štruktúr
4. Import dát do nového informačného systému
5. Testovanie korektnosti importu dát
6. Testovanie funkčnosti systému s novými dátami

Identifikácia dát vhodných a potrebných na migráciu do nového systému patrí medzi kľúčové a časovo najnáročnejšie kroky v rámci procesu migrácie dát. Treba identifikovať všetky dáta, ktoré sa v súčasnosti aktívne využívajú. Jedna časť takýchto dát sa identifikuje jednoducho – sú to dáta denne používané jednotlivými používateľmi starého informačného systému. Okrem toho existujú dáta, ktoré sa využívajú menej často, prípadne len v špecifických situáciách či extrémnych prípadoch (napr. archívne dáta alebo validačné schémy). Tretia skupina dát predstavuje číselníky, prevodníkové tabuľky a generické nastavenia. Pokiaľ sledujete výkony obchodných zástupov podľa obratu či marže a cieľové hodnoty závisia od zaradenia obchodného zástupcu do určitej roly, je nevyhnutné mať prevodník hodnotiacich kritérií a cieľových hodnôt pre všetky roly. Bez tabuľky mapujúcej všetky roly, kritériá a cieľové hodnoty nevyhodnotíte výkon ani jediného obchodného zástupcu.

Validácia vybraných dát predstavuje krok, kde sa overí presnosť existujúcich dát a ich prípadné zmeny na nové (fiškálne) obdobie. Niektoré dáta nemusia byť presné, iné boli aktuálne pred 30 dňami a niekto ich zabudol opraviť. Finančné plány na každé fiškálne obdobie sa menia, štruktúra divízie predaja sa mohla zmeniť – z obchodníka sa stal konzultant, obchodný zástupca pre jeden región môže v novom období obsluhovať dva regióny a pod.

Transformácia vybraných dát do nových dátových štruktúr je prevažne technická otázka, ktorá však môže mať pomerne silný vplyv na funkcionalitu systému a celkovú cenu implementačného procesu. Častý problém je transformácia dát z excelových súborov s rôznymi prepojeniami, formátmi, funkciami a miešaním jednotlivých typov dát na jednom liste. Situácia je o poznanie jednoduchšia, pokiaľ sa konvertujú dáta v rámci relačných databáz, napríklad z MS Access na MS SQL.

Import dát do nového informačného systému môže predstavovať časovo najnáročnejší krok, ak nie sú k dispozícii prostriedky masového importu, prípadne je masový import funkčne obmedzený. Pri použití excelových šablón je obmedzený počet riadkov, ktoré je Excel schopný zobraziť. Problém môže nastať aj pri nedodržaní poradia importu jednotlivých skupín dát. Pokiaľ patria vaši obchodní zástupcovia do určitých skupín, ktoré majú istú hierarchiu, je potrebné nasledujúce poradie importu dát:

1. import skupín
2. import skupinovej hierarchie
3. import obchodných zástupcov

Je jasné, že ak naimportujete skupinovú hierarchiu prv, ako budú existovať skupiny, systém nebude schopný túto hierarchiu spracovať. Poradie importu obchodný zástupca – skupina – skupinová hierarchia bude možno fungovať, no daný obchodný zástupca jednoducho svoju skupinu nebude mať priradenú, pretože systém nedokáže priradiť niečo, čo ešte neexistuje.

Testovanie korektnosti importu dát je krok náročný na testovacie kapacity firmy, ktorá implementuje nový informačný systém. Dáta už v novom systéme existujú, no nemáte nijakú záruku, že sú korektné a úplné. Možným problémom je nekorektný formát dátumových dát, nekompletné dáta („useknuté“ po 50 000. riadku), chýbajúce atribúty spôsobené zlým poradím importu dát.

Testovanie funkčnosti systému s novými dátami je kľúčový krok celého procesu migrácie dát do nového informačného systému. Funkčné testovanie jednotlivých modulov systému bolo ukončené pred fázou migrácie dát, no stále nemáte istotu, že systém počíta úplne a správne. Ideálny scenár testovania funkčnosti systému s novými dátami je súbežný beh starého a nového systému počas 2 – 3 mesiacov. Tým získate možnosť porovnať výstupné dáta (reporty) oboch systémov a presne identifikovať prípadné nezrovnalosti, ako aj ich príčiny. Testovanie postupuje od jednoduchších výpočtov k zložitejším. Príklad porovnania funkčnosti starého a nového systému na výpočet prémií obchodných zástupcov:

1. počet obchodníkov v systéme: 500 / 499
2. počet objednávok v systéme: 2358 / 2311
3. počet objednávok alokovaných obchodníkom: 2358 / 2300
4. počet vypočítaných ukazovateľov pre obchodníkov: 500 / 470
5. počet vypočítaných prémií: 500 / 459

Pod danými číslami si môžeme predstaviť:

1. v novom systéme chýba 1 obchodný zástupca
2. v novom systéme nie je zaznačených 47 objednávok
3. v novom systéme nie je alokovaných 11 objednávok príslušnému obchodníkovi
4. v novom systéme chýba rola/ukazovateľ pre 30 obchodníkov
5. v novom systéme sa nedá vypočítať prémia pre 41 obchodníkov

Ing. Miroslav Jaššo, MBA
obchodný riaditeľ, ARAGORN

Zdroj: Infoware