IW: Úprava procesov, aby poskytovali potrebné dáta

Na začiatku Business Intelligence je vždy zvedavosť. Som zvedavý, ako sa darí mojej firme a či na konci roka dosiahnem to, čo som si predsavzal. Majú moje podriadené skupiny výkon, ktorý potrebujem na dosiahnutie plánovaných výsledkov? A ktorá časť firmy sa najviac podieľa na celkovom výsledku? Takýchto otázok by sme vedeli vymyslieť desiatky v priebehu pár minút, ale nájsť na ne odpovede je o trochu zložitejšie. A práve hľadaním odpovedí sa budeme zaoberať v tomto článku.

Predpoklady na tvorbu BI
Predpokladáme, že vo firme je už zavedený systém ERP, v ktorom sú evidované potrebné kľúčové údaje. Ďalej predpokladáme, že evidované údaje sú uložené v relačnej databáze a sú dostupné na čítanie pre nástroje BI.

Trochu teórie
Začať treba otázkami, ktoré sme načrtli v úvode. Vhodné východisko predstavujú indikátory, podľa ktorých je hodnotený výsledok celej firmy (napr. akcionármi a dozornou radou) alebo výsledok divízie (napr. manažmentom firmy). Ak začneme týmito hlavnými najvyššími kritériami, môžeme sa postupne ponárať dovnútra a hľadať odchýlky od želanej hodnoty. Po príklad nemusíme chodiť ďaleko: vo väčšine firiem je kľúčovým indikátorom (KPI) dosiahnutý ročný zisk. Na spočítanie absolútnej hodnoty zisku potrebujeme vedieť celofiremné náklady a výnosy.

Prichádzame k prvému momentu BI – časový faktor a forecasty. Keďže KPI sa vyhodnocuje za rok, potrebujeme vedieť (odhadnúť), aká bude jeho hodnota na konci roka. Triviálny spôsob odhadu je výpočet koncovej hodnoty podľa alikvotnej aktuálnej časti (ak mám mesačný zisk v januári 1000 eur, v decembri bude 12-krát 1000 eur). Tento spôsob má niekoľko nevýhod, najväčšia je v tom, že treba predpokladať, že budeme vedieť celý rok dosahovať rovnaké výnosy a náklady sa nebudú významne meniť. V reálnom prostredí je tvorba odhadu veľmi úzko prepojená s procesom plánovania. Pri plánovaní roka odhadujeme budúce výnosy, snažíme sa odhadnúť, koľko tovaru, služieb dodáme a za akú cenu. Podobne pri nákladoch odhadujeme, či prijmeme nových zamestnancov, kúpime nové stroje a pod. Štruktúra dát, ktoré do plánovania vstupujú, sa mení alebo dopĺňa (takmer) každý rok. To okrem iného znamená, že na zadávanie vstupných údajov sa väčšinou používa MS Excel, do ktorého systém ERP vyexportuje potrebné dáta (napr. mzdy zamestnancov, odpisy majetku a pod.).

Tvorba forecastu je podobná ako tvorba plánu, ale pokrýva len zvyšok roka. Vhodný nástroj na BI nám rýchlejšie dodá predpokladané výsledky na konci roka, keď automatizovane „zmieša“ aktuálne výsledky zo systému ERP s odhadovanými údajmi z Excelu. Napríklad v apríli sa bude očakávaná hodnota zisku na konci roka skladať z reálnych dát za január až marec a z forecastu za apríl až december. Postupne v priebehu roka budeme vedieť s čoraz väčšou presnosťou, ako rok dopadne. Môžeme tak už skôr prikročiť k potrebnej korekčnej akcii.

Keď poznáme výsledky za celú firmu, je načase, aby sme sa zaoberali výsledkami na detailnejších úrovniach. Prvú z týchto úrovní tvoria strediská alebo divízie podľa organizačnej štruktúry. Vhodný nástroj na BI umožní porovnanie výsledkov viacerých stredísk, takže vieme, ktoré má najväčší podiel na zisku. Ďalší užitočný prehľad je vyhodnotenie plnenia plánu – napríklad zistíme, ktoré stredisko má najvyššiu odchýlku v nákladoch. V prípade, že pri účtovaní výnosov a nákladov evidujeme aj ďalšie atribúty, napríklad druh komodity, možno podobne vyhodnocovať zisk a plnenie plánu aj podľa týchto atribútov. Treba však vedieť, že každý ďalší atribút niekoľkonásobne predĺži (najmä) plnenie plánu.

V skratke možno povedať, že hlavnou úlohou nástrojov BI je automatizovane vypočítať hodnotu kľúčových indikátorov, v prehľadnej forme ich zobraziť a zároveň umožniť vnáranie sa do detailov.

Príklad
V ďalšom texte budeme predpokladať, že dáta sú uložené v databáze Oracle a koncovým zobrazovacím zariadením bude Oracle Business Intelligence Suite. Predstavené princípy však platia aj pre iné nástroje, líšiť sa bude najmä terminológia.

Keď máme identifikované otázky, máme identifikované aj dáta. Jednoduchá pomôcka je podčiarknuť v otázkach podstatné mená – zisk, výnosy, náklady, mzdy zamestnancov, odpisy majetku a pod. Dáta treba vytiahnuť zo zdrojového systému ERP do dátového skladu. Aby to nebolo zložité, predpokladajme jednoduchý dátový sklad, ktorý sa bude skladať zo štyroch tabuliek – osobné náklady (t. j. náklady), vyšlé faktúry (t. j. výnosy), číselník organizačných stredísk a číselník období. Predpokladajme, že osobný náklad bude možné spojiť so strediskom pomocou príslušnosti zamestnanca k stredisku. Ďalej faktúry budú mať takisto identifikáciu strediska, ktoré tovar alebo službu predalo a dodalo. Predpokladajme, že náklady sa budú viazať na niektorý mesiac v číselníku období, rovnako aj vyšlé faktúry. V takomto jednoduchom dátovom sklade budú tieto tabuľky vytvorené ako tzv. materialized views, ktoré sa budú kompletne napĺňať dátami zo zdrojového systému ERP napríklad každý deň ráno o 5:00. V reálnej implementácii treba dátový sklad napĺňať prírastkovo, aby sa nepredlžoval čas potrebný každý deň na naplnenie dátového skladu.

Plánované a forecastové hodnoty budú pre OBI dostupné ako súbor vo formáte Excel, na ktoré sa pripojíme cez ODBC. V týchto súboroch musia byť dáta označené ako pomenované oblasti (tzv. named ranges), ktoré sa budú tváriť ako ozajstné tabuľky. V administračnom programe vytvoríme dátový model, v ktorom vyznačíme väzby medzi tabuľkami. Tabuľka nákladov sa prepojí s tabuľkou stredísk pomocou čísla strediska, rovnako aj tabuľka výnosov. Vďaka tomu bude OBI vedieť, ako má tabuľky spojiť, aby sme získali správne dáta. Po doplnení väzieb pridáme vypočítané stĺpce – v našom prípade to bude zisk, plánovaný zisk a odhadovaný zisk. Následne sprístupníme všetky stĺpce na použitie v prezentačnej vrstve, čo znamená, že ich môžeme použiť v reportoch. Najčastejšie reporty môžeme umiestniť na nástenke (dashboard), aby výsledky používatelia videli na prvý pohľad. Nástroj BI nám umožní každý deň ráno mať aktualizované informácie o situácii firmy alebo strediska, pričom šetrí čas na „zliepanie“ údajov z viacerých zdrojov.

Odpovede a nové otázky
Je možné a veľmi pravdepodobné, že po prvých získaných informáciách prídete k ďalším otázkam, na ktoré potrebujete získať odpovede. Nástroje na podporu Business Intelligence uľahčia hľadanie odpovedí, ale nie sú všeliekom. Na to, aby ste podobný nástroj mohli efektívne používať, musia dáta a procesy vo firme zodpovedať informáciám, ktoré vyžadujete. A práve úprava procesov tak, aby poskytovali potrebné dáta, je v zodpovednosti manažmentu každej firmy, ktorá sa rozhodne Business Intelligence prevádzkovať.

Radoslav Balvan
Asseco Solutions, a. s.

Zdroj: Infoware